MODEL PENGOLAHAN TRANSAKSI BAIK MANUAL MAUPUN BERBASIS KOMPUTER

1. AKUNTANSI SEBAGAI SISTEM INFORMASI

·         Sejarah Perkembangan Akuntansi

Pada awalnya pencatatan transaksi perdagangan dilakukan dengan cara sederhana, yaitu dicatat pada batu, kulit kayu, dan sebagaiya. Catatan tertua yang berhasil ditemukan sampai saat ini masih tersimpan, yaitu berasal dari Babilonia pada 3600 SM. Penemuan yang sama juga diperoleh di Mesir dan Yunani Kuno. Pencatatan itu belum dilakukan secara sistematisdan sering tidak lengkap. Pencatatan yang lebih lengkap dikembangkan di Italia setelah dikenal angka-angka decimal Arab dan semakin berkembangnya dunia usaha pada waktu itu. 

Perkembangan akuntansi terjadi bersamaan dengan ditemukannya system pembukuan berpasangan (double entry system) oleh pedagang-pedagang Venesia yang merupakan kota dagang yang terkenal di Italia pada masa lalu. Dengan dikenalnya system pembukuan berpasangan tersebut, pada tahun 1494 telah diterbitkan sebuah buku tentang pelajaran pembukuan berpasangan yang ditulis oleh seorang pemuka agama dan ahli matematika bernama Luca Pacioli dengan judul Summa de Arithmatica, Geometrica, Proportioni et Proportionalita yang berisi tentang pelajaran pembukuan untuk para pengusaha. Bagian berisi pelajaran pembukuan itu berjudul Tractatus de Computis et Scriptoris. Buku tersebut kemudian tersebar di Eropa Barat dan selanjutnya dikembangkan oleh para pengarang berikutnya.

System pembukuan berpasangan tersebut selanjutnya berkembang dengan system yang menyebut asal negaranya, misalnya system belanda, system Inggris, dan system Amerika Serikat. System Belanda atau tata buku disebut juga system continental. System Inggris dan Amerika Serikat disebut system Anglo Saxon. Perkembangan akuntansi dari sistem continental Anglo Saxon pada abad pertengahan, dimulai pada saat pusat perdagangan pindah dari Venesia ke Eropa Barat. Eropa Barat terutama, Inggris menjadi pusat perdagangan pada masa revolusi industri. Pada waktuitu pula akuntansi mulai berkembang dengan pesat.

Pada akhir abad ke-19, sistem pembukuan berpasangan berkembang di Amerika Serikat yang disebut accounting (akuntansi). Sejalan dengan perkembangan teknologi di negara itu, sekitar pertengahan abad ke-20 telah dipergunakan computer untuk pengolahan data akuntansi sehingga praktik pembukuan berpasangan dapat diselesaikan dengan lebih baik dan efisien.

Perkembangan akuntansi di Indonesia dapat kita lihat mulai pada zaman penjajahan Belanda. Di Indonesia, akuntansi telah digunakan dalam pembukuan sejak tahun 1642 oleh pemerintah Belanda.

Pada pencatatan pembukuan Amphoan Society (1747), perusahaan milik Belanda yang beroperasi di Indonesia juga memperlihatkan penggunaan tata buku sistem continental. Memang pada mulanya Indonesia menganut sistem continental sama seperti yang dipakai Belanda. Dalam perkembangannya sistem continental semakin ditinggalkan dan semakinbanyak diterapkan sistem akuntansi Anglo Saxon. Peralihan ini didorong oleh dua hal sebagai berikut.

Adanya penanaman modal asing di Indonesia banyak membawa dampak positif terhadap perkembangan akuntansi, seperti beralihnya tata buku (akuntansi sistem continental ke akuntansi sistem Anglo Saxon). Perkembangan ini terjadi karena sebagian besar penanaman modal asing (PMA) menggunakan sistem akuntansi Amerika Serikat.

Hamper sebagian besar mereka yang berperan dalam kegiatan perkembangan akuntansi menyelesaikan pendidikannya di Amerika Serikat dan menerapkan Ilmunya di Indonesia. Dengan demikian sistem Anglo Saxon lehih dominan digunakan di Indonesia.

·         DEFINISI AKUNTANSI

Definisi akuntansi dapat dilihat dari dua sudut pandang yaitu:

1. Definisi dari Sudut Pemakai Jasa Akuntansi

“suatu disiplin yang menyediakan informasi yang diperlukan untuk melaksanakan kegiatan secara efisien dan mengevaluasi kegiatan-kegiatan suatu organisasi”

Informasi yang dihasilkan Akuntansi diperlukan untuk :

a.  Membuat perencanaan yang efektif, pengawasan dan pengambilan keputusan oleh manajemen.

b. Pertanggungjawaban organisasi kepada para investor, kreditor, badan pemerintah dan sebagainya.

2. Definisi dari Sudut Proses Kegiatan

Akuntansi adalah “proses pencatatan, penggolongan, peringkasan, pelaporan, dan penganalisisan data keuangan suatu organisasi”. Pada dasarnya akuntansi harus:

a. Mengidentifikasi data mana yang berkaitan atau relevan dengan keputusan yang akan diambil.

b. Memproses atau menganalisis data yang relevan.

c. Mengubah data menjadi informasi yang dapat digunakan untuk pengambilan keputusan.

·         PEMAKAI INFORMASI AKUNTANSI

1. Pihak Internal

a. Manajer : selain untuk mengambil keputusan, bagi manajer informasi akuntansi dapat digunakan untuk menyusun rencana perusahaan, mengevaluasi kemajuan yang dicapai dalam usaha mencapai tujuan, dan melakukan tindakan-tindakan koreksi yang diperlukan.

2. Pihak Eksternal

a. Investor : memonitor perusahaan dengan menganalisis laporan keuangan sehingga dapat diketahui prospek-prospek perusahaan di waktu yang akan dating, serta perkembangan perusahaan tersebut.

b. Pemegang saham / pemilik perusahaan : untuk dapat mengetahui sejauh mana kemajuan atau kemunduran yang dialami perusahaan. Pemegang saham akan mendapatkan keuntungan dari dividen yang akan semakin besar jika perusahaan untung besar.

c. Kreditor : untuk memutuskan apakah akan memberikan pinjaman atau tidak kepada perusahaan.

d. Instansi Pemerintah : untuk menetapkan pajak perusahaan dan pengawasan dalam pelaksanaan ketentuan yang berkaitan dengan ketenagakerjaan.

e. Pelanggan : untuk mengetahui keadaan keuangan perusahaan untuk menjamin kelancaran pembayaran barang yang dipasok.

f. Pemakai lainnya (karyawan) : mengajukan kenaikan gaji atau tuntutan-tuntutan lainnya dari perusahaan.

·         KEGUNAAN INFORMASI AKUNTANSI

a). Secara Umum

1. Untuk memeperoleh informasi keuangan perusahaan yang akurat sehingga para pemakai dapat mengambil kepeutusan dengan tepat.

2. Sebagai alat pertanggungjawaban manajemen kepada para pemilikperusahaan.

3. Untuk mengetahui perkembangan perusahaa dari tahun ke tahun.

b). Secara Khusus

1. Memberikan informasi keuangan yang dapat dipercaya mengenai informasi aktiva, kewajiban, dan modal suatu peruahaan.

2. Memberikan informasi yang dapat dipercaya mengenai perubahan dari aktiva bersih suatu perusahaan yang timbul dari kegiatan usaha dalam rangka memperoleh laba.

3. Memberikan informasi keuangan yang membantu para pemakai laporan keuangan untuk memeprkirakan kemampuan perusahaan dalam memperoleh laba.

4. Memberikan informasi penting lainnya seperti aktivitas pembiayaan dan investasi

·         BIDANG-BIDANG AKUNTANSI

1. Akuntansi Keuangan

Akuntansi Keuangan adalah akuntansi yang mengkhususkan diri pada masalah-masalah pencatatan transaksi-transaksi perusahaan dan penyusunan laporan keuangan untuk kepentingan pihak luar.

2. Akuntansi Manajemen

Akuntansi Manajemen adalah bidang akuntansi yang mengkhususkan diri pada pengembangan dan penafsiran informasi akuntansi untuk membantumanajemen dalam menjalankan perusahaan.

3. Akuntansi Biaya

Akuntansi biaya adalah akuntansi yang menghitung biaya yang dikeluarkan oleh perusahaan untuk pembuatan dan pendistribusian produk.

4. Akuntansi Pemeriksaan (Auditing)

Akuntansi pemeriksaan adalah akuntansi yang memeriksa laporan keuangan berdasarkan prinsip, prosedur, metode, dan teknik pemeriksaan untuk menentukan kewajaran suatu laporan keuangan.

5. Akuntansi Anggaran

Akuntansi anggaran adalah akuntansi yang mencakup keuangan untuk jangka waktu yang akan datang.

6. Akuntansi Pemerintah

Akuntansi Pemerintah adalah akuntansi yang mengkhususkan diri dalam pencatatan dan pelaporan transaksi-transaksi pada lembaga pemerintah.

7. Akuntansi Perpajakan

Akuntansi perpajakan adalah akuntansi yang membahas berbagai transaksi perusahaan yang bersangkutan dengan berbagai peraturan perpajakan

8. Akuntansi Perbankan

Akuntansi perbankanadalah akuntansi yang proses pencatatannya seperti akuntansi perusahaan jasa.

9. Akuntansi Pendidikan

Akuntansi pendidikan adalah akuntansi yang kegiatannya dalam pengembangan dan penyebaran pendidikan akuntansi.

10. Sistem Akuntansi

Sistem akuntansi adalah bidang akuntansi yang mengkhususkan diri dalam perencanaan dan pelaksanaan prosedur pengumpulan, serta pelaporan data keuangan.

·         PROFESI AKUNTANSI

1. Akuntan Publik

Akuntan Publik adalah seorang akuntan bersama stafnya yang memberikan jasa-jasa akuntansi kepada perusahaan-perusahaan yang membutuhkannyadengan imbalan berupa honorarium. Dengan kata lain akuntan publik ini memeriksa laporan keuangan di suatu perusahaan.

2. Akuntan Intern

Akuntan intern adalah akuntan yang bekerja dalam perusahaan dan bertanggung jawab atas berbagai fungsi akuntansi serta keuangan perusahaan. Dengan kata lain akuntan publik ini membuat laporan keuangan di suatu perusahaan.

3. Akuntan Pemerintah

Akuntan pemerintah adalah akuntan yang bekerja pada lembaga-lembaga pemerintah yang bertugas merencanakan, mengendalikan,dan memeriksa penggunaan uang atau kekayaan negara.

4. Akuntan Pendidik

Seorang akuntan yang mengabdikan pengetahuan dan kemampuan intelektual mereka dalam bidang pendidikan akuntansi yang tugas utamanya adalah mengembangkan dan mengajarkan akuntansi.

·         KUALITAS INFORMASI AKUNTANSI

Informasi adalah data yang disajikan dengan cara tertentu sehingga mempunyai makna bagi pemakainya. Untuk menjadi informasi, data harus mengandung nilai dan kualitas tertentu:

a. Nilai Informasi:

• Menambah pengetahuan 
• Menambah keyakinan 
• Mengubah keputusan

b. Kualitas Informasi adalah Karakteristik yang melekat pada informasi sehingga informasi bermakna bagi pemakai dan memberi keyakinan kepada pemakai sehingga bermanfaat dalam keputusan.

Karakteristik Kualitatif yaitu karakteristik yang bermanfaat untuk pengambilan keputusan. Ciri-cirinya antara lain:

a. Informasi harus dapat diandalkan (reliable), dapat diandalkan berarti bebas dari kesalahan atau bisa menunjukkan kejadian atau aktivitas perusahaan secara tepat.

b. Relevan, berarti informasi tersebut mempunyai manfaat bagi pemakainya.

c. Tepat waktu, berarti informasi tersebut harus datang tepat waktu, karena informasi yang usang tidak berguna bagi pengambilan keputusan.

d. Informasi tersebut dapat dimengerti jika disajikan dalam bentuk yang bermanfaat dan dapat dicerna oleh pemakai.

e. Daya uji, informasi tersebut dapat diuji kebenarannya oleh dua orang yang independen dengan menggunakan metode pengukuran yang sama sehingga dapat memproduksi informasi yang sama.

f. Netral, informasi harus diarahkan pada kebutuhan umum pemakai dan tidak tergantung pada kebutuhan dan keinginan pihak tertentu.

g. Daya banding, informasi akan lebih berarti apabila dapat dibandingkan dengan informasi pada periode sebelumnya.

h. Lengkap, berarti informasi tersebut memuat seluruh data yang relevan.

Informasi Kuantitatif : disampaikan dalam bentuk statemen atau laporan keuangan. Informasi akuntansi hanyalah salah satu dari informasi kuantitatif yang diperlukan dalam pengambilan keputusan ekonomik. Informasi kuantitatif diantaranya yaitu:

a. Informasi Operasi yaitu Informasi yang digunakan untuk melaksanakan aktivitas kegiatan sehari-hari. Informasi ini merupakan bahan baku untuk mengolah tipe informasi akuntansi yang lain : informasi akuntansi keuangan dan informasi akuntansi manajemen.

b. Informasi Keuangan Akuntansi yaitu informasi yang dibutuhkan oleh manajemen puncak maupun pihak luar untuk mengambil keputusan.

c. Informasi Akuntansi Manajemen yaitu informasi yang dibutuhkan oleh pihak manajemen untuk menentukan dua fungsi pokok manajemen yaitu perencanaan dan pengendalian aktivitas.

·         Proses Perekayasaan Akuntansi

Tahap-tahap perekayasaan akuntansi :

a.  Pencatatan Transaksi-transaksi : Ini berarti bahwa tiap transaksi keuangan dicatat secara kronologis dan sistematis selama periode tertentu didalam sebuah atau beberapa buah buku yang disebut jurnal. Tiap catatan itu harus ditunjang oleh dokumen sumbernya (Nota, faktur, Kuitansi, dan Lain-lain)

b. Pengelompokkan Transaksi-transaksi : Ini berarti bahwa transaksi-transaksi yang sudah dicatat itu dikelompokkan menurut jenisnya masing-masing, Misalnya tiap penjualan barang dagang dimasukkan kedalam kelompok “Penjualan” tiap pembelian Barang dagang dimasukkan kedalam kelompok “Pembelian”. Tiap Penerimaan dan pengeluaran Kas dimasukkan kedalam kelompok “Kas” dan sebagainya.

c. Pengikhtisaran Transaksi-transaksi : ini berarti bahwa secara berkala semua transaksi yang sudah dikelompokkan diringkaskan pada sebuah daftar tersendiri, yang disebut Neraca Saldo.

Perekayasaan dilakukan oleh :

a. Orang yang dianggap ahli di bidang akuntansi .

b. Orang yang mempunyai kekuasaan untuk menentukan peraturan pada tingkat nasional .

2.      FUNGSI AKUNTANSI

a) fungsi dasar akuntansi

1. Menciptakan sistem akuntansi.
2. Membuat prosedur untuk mencatat, menggolongkan dan memeasukan secara singkat transaksi-transaksi perusahaanl.
3. Memberikan laporan/keterangan pada manajemen untuk penyusunan anggaran dan pengendalian aktiva dan pengambilan keputusan.

b) fungsi akuntansi

1. Menyiapkan metode dan standar untuk mengukur ongkos yang telah dikeluarkan
2. Melaporkan data akuntansi
3. Menafsirkan data akuntansi

c). Proses Akuntansi

Proses akuntansi adalah serangkaian kegiatan yang diawali dengan transaksi dan berakhir dengan penutupan buku – berakhirnya seluruh proses pencatatan pada periode tertentu. Karena proses ini diulang setiap periode pelaporan, ini disebut sebagai siklus akuntansi dan mencakup langkah-langkah utama, yaitu:

1. Tahap Pencatatan dan Penggolongan

Tahap pertama yang dilalui dalam proses akuntansi adalah tahap pencatatan dan penggolongan. Kegiatan-kegiatan yang termasuk dalam tahap pencatatan dan penggolongan antara lain:

a. penyusunan atau pembuatan bukti- bukti pembukuan atau bukti transaksi, baik transaksi internal maupun transaksi eksternal,

b. pencatatan ke dalam jurnal, baik jurnal umum maupun jurnal khusus,

c. posting atau pencatatan ke buku besar, baik ke buku besar utama maupun buku besar pembantu.

2. Tahap Pengikhtisaran/Peringkasan

Tahap yang harus dilalui setelah melakukan pencatatan dan penggolongan yaitu tahap pengikhtisaran/peringkasan. Pada tahap pengikhtisaran/peringkasan, meliputi kegiatan-kegiatan berikut ini.

a. penyusunan neraca saldo, yang datanya bersumber dari saldo-saldo yang ada pada buku besar,

b. penyusunan jurnal penyesuaian, untuk menyesuaikan dengan keadaan atau fakta yang sebenarnya pada akhir periode, dan penyusunan kertas kerja/neraca lajur yang bertujuan untuk mempermudah penyusunan laporan keuangan,

c. pembuatan jurnal penutup, dibuat untuk mengetahui besarnya laba atau rugi suatu perusahaan, sekaligus untuk menutup perkiraan atau akun yang bersifat sementara (temporary account),

d. pembuatan necara saldo setelah penutupan, dipergunakan untuk mengecek kembali pencatatan yang akan dilakukan pada periode berikutnya,

e. penyusunan jurnal pembalik, dipergunakan untuk mengantisipasi terjadinya kesalahan pencatatan pada periode akuntansi berikutnya.

3. Tahap Pelaporan dan Penganalisaan

Tahap terakhir yang harus dilalui yaitu tahap pelaporan dan penganalisaan. Adapun tahap pelaporan dan penganalisaan meliputi kegiatan-kegiatan berikut ini.

a. Penyusunan laporan keuangan, yang terdiri atas Laporan Laba/Rugi, Laporan Perubahan Modal, Neraca, dan Laporan Arus Kas.

b. Pembuatan analisa laporan keuangan digunakan untuk pengambilan keputusan ekonomi, baik untuk perkembangan usaha maupun penambahan investasi.

3.      SISTEM DAN SIKLUS SISTEM PENGOLAHAN TRANSAKSI

1. Sistem Pengolahan Transaksi

Sistem Pemrosesan Transaksi (Transaction Processing System disingkat TPS) adalahsistem yang menjadi pintu utama dalam pengumpulan dan pengolahan data pada suatuorganisasi. Sistem yang ber-interaksi langsung dengan sumber data (misalnya pelanggan)adalah sistem pengolahan transaksi, dimana data transaksi sehari-hari yang mendukungoperasional organisasi dilakukan. Tugas utama TPS adalah mengumpulkan danmempersiapkan data untuk keperluan sistem informasi yang lain dalam organisasi,misalnya untuk kebutuhan sistem informasi manajemen, atau kebutuhan sistem informasieksekutif.

2. Siklus Pengolahan Transaski

Siklus pengolahan transaksi merupakan prosedur atau urut-urutan subsistem pengolahan transaksi untuk menunjang siklus transaksi dalam aktivitas bisnis perushaan atau siklus aktivitas bisnis perusahan, sehingga anada dapat mengatakan bahwa siklus aktivitas bisnis perusahaan direpresentasiakn oleh siklus/system pengolahan transaksi. Di dalam siklus aktivitas atau transaksi bisnis perusahaan terdapat aktivitas atau transaksi investasi modal, pengadaan, konversi dan penjualan.

3. Mengolah Data Transaksi

salah satu tujuan utama sistem informasi adalah mendukung kegiatan bisnis perusahaan sehari-hari. Untuk memenuhi tujuan tersebut, diperlukan pengolahan data transaksi ( transaction processing ), yaitu aktivitas pengolahan data yang timbul akibat transaksi yang dilaksanakan perusahaan sebagai bahan masukan dan penyajian laporan keuangan kepada manajemen

4. Sistem Informasi Akuntansi

pengertian sistem informasi akuntansi merupakan struktur yang menyatu dalam suatu entitas, yang menggunakan sumber daya fisik dan komponen lain, untuk merubah data transaksi keuangan/akuntansi menjadi informasi akuntansi dengan tujuan untuk memenuhi kebutuhan akan informasi dari para pengguna atau pemakainya (users)

5. Siklus Transaksi Secara Umum

Transaksi dalam suatu aktivitas bisnis seringkali memiliki siklus input, proses dan output yang komplek. Data yang dimasukan seringkali disimpan terlebih dahulu dan kemudian diproses bila diperlukan. Banyak output yang dihasilkan oleh suatu transaksi menunjukan output gabungan dari berbagai transaksi yang berkaitan dan sering pula output tersebut menjadu input bagi transaksi lain melalui sistem. Database untuk setiap data yang dimasukan harus disusun sedemikian rupa sehingga dapat memenuhi berbagai macan kebutuhan informasi manajemen dalam mennjalankan fungsinya. Aktivitas-aktivitas operasi dan pengendalian yang dilakukan oleh organisasi perusahaan berdasarkan terjadinya transaksi disebut siklus transaksi.

6. Siklus Penerimaan

Siklus pendapatan. Kejadian-kejadian yang berkaitan dengan pendistribusian barang dan jasa ke entitas-entitas lain dan pengumpulan pembayaran-pembayaran yang berkaitan.

7. Siklus Pengeluaran

Siklus pengluaran. Kejadian-kejadian yang berkaitan dengan perolehan barang dan jasa dari entitas-entitas lain dan pelunasan kewajiban-kewajiban yang berkaitan

8. Siklus Konversi (Produksi)

Sistem pengolahan Transaksi (SPT) pada perusahaan manufaktur sama dengan SPT pada perusahaan dagang kecuali untuk siklus produksi. aktivitas utama dalam siklus produksi meliputi persiapan order pekerjaan daru penjual atau rencana produksi, permintaan bahan, alokasi biaya terhadap produk yang diproduksi, akuntansi biaya tenaga kerja yang dibebankan terhadap produk, dan bertambahnya persediaan barang jadi.

9. Siklus Akuntansi Keuangan

Siklus akuntansi keuangan bekaitan dengan siklus sebelumnya, dimana semua dokumen yang digunakan dalam tahap pengolahan transaksi diberi nama untuk pengendalian dan referensi. Siklus ini lebih merupakan proses ringkasa dan posting. Pada proses in buku besar untuk penjualan, biaya penjualan, persediaan, hutang , piutang, kas, gaji, aktiva tetap diposting secara batch dari berbagai jurnal.